Spara tid och pengar genom att finslipa din beställarkompetens
Tips om hur du kan tänka kring konsulttjänster inom IT och organisation.
Inte helt enkelt att fånga upp alla behov i en organisation, samordna och prioritera mellan olika starka interna intressen och samtidigt hålla fokus på verksamhetens mål och styra mot den största affärsnyttan.
Tycker du att det är svårt att få grepp om stora IT-satsningar, och att det är snårigt att veta i vilken omfattning du kan behöva externt stöd? Du är inte ensam. Flertalet studier visar att många IT-projekt anses misslyckade och en av anledningarna kan vara att det är svårt att beställa IT-konsulttjänster så att man får den nytta man eftersträvar.
Vi vet att du som beställare ofta är väldigt pressad i din vardag. Det kan vara utmanande att fånga upp alla behov i en organisation, jonglera, samordna och prioritera mellan olika starka interna intressen och samtidigt hålla fokus på verksamhetens mål och styra mot den största affärsnyttan.
Det händer att en uppdragsbeskrivning saknar viktiga faktorer och att projektets bakomliggande syfte är otydligt. Vad är den faktiska målsättningen med satsningen? Tankearbetet bakom en uppdragsbeskrivning har ofta inkluderat ”allt”, men den nytta eller det affärsvärde som IT-projektet ska leverera är ofta inte tillräckligt tydligt definierat. Den inhyrda konsulten får inte riktigt bra förutsättningar att göra jobbet på ett sätt som din verksamhet får full utväxling av. Samtidigt är det vanligt att missa att ta höjd för den mänskliga faktorns betydelse när man utvecklar och implementerar olika IT-stöd.
Vi ser många exempel på vanliga utmaningar
Inom organisationen arbetar ni i flera olika system och ni ser ett behov att effektivisera. Lösningen är att få systemen att prata med varandra. Ni ser kanske också behov av att vidareutveckla systemen med fler funktioner. Men tittar man närmare på behoven och förutsättningarna kan den bästa lösningen vara att bygga något helt nytt som utgår från era behov idag och som tar sikte på framtiden. Många gånger ses det inte ens som ett alternativ eftersom många tar för givet att det blir både dyrare och krångligare fast det mycket väl kan vara så att det är precis tvärtom.
Det kan även vara så att ni inte känner till en viss teknisk lösning som har stor potential att lyfta er produkt/verksamhet till nya höjder. Och eftersom ni inte känner till det inkluderar ni såklart inte lösningen i kravspecen i kommande utvecklingsprojekt.
Ni vill att alla berörda kollegor ska använda era system/funktioner på ett gemensamt sätt som får verksamheten att blomstra, och ni har informerat om hur det ska gå till på intranätet. Men det fungerar inte alls.
Om du inte är en supermänniska, som har en massa erfarenheter och kompetenser inom utveckling, IT-arkitektur, säkerhet och förändringsledning, så är det inte lätt att börja nysta i rätt ände för att komma fram till vilka lösningar som har störst potential att maximera nyttan för användarna och verksamheten.
Här är några tips på vad ni kan tänka på när ni ska beställa konsulttjänster
Utgå från vad ni vill uppnå. Samla relevanta personer i din organisation. Låt verksamhetens vision och mål guida er när ni definierar vilken nytta som utvecklingsprojektet ska bidra till – innan ni prioriterar målsättningar och börjar fundera på lösningar.
Inkludera interna resurser som har nycklarna till framgång. Inkludera medarbetare som ska använda sig av systemet/funktionerna redan från början. Det är dom som sitter på de mest värdefulla nycklarna till projektet.
De tekniska (och organisatoriska) lösningar som behövs är inte alltid självklara. När ni anlitar extern kompetens, lämna öppningar för leverantörens experter att komma med relevanta och innovativa förslag på själva lösningen, att komma på ”hur:et”, till ert ”vad”. Många gånger vill beställare ha en så tydlig beskrivning av som möjligt av hur lösningen ska se ut och fungera. Men om ni lämnar öppet för oväntade lösningar så kan ni dra nytta av extern hjälp fullt ut. Att få idéer som ni inte kunna tänka ut själva.
Upplever ni även att det är för tidskrävande och svårt att definiera ”vad:et” med enbart interna resurser? Ta i så fall in extern hjälp som kan guida er och bidra med expertis från flera olika perspektiv. I slutänden blir det mycket mindre kostsamt om ni kan staka ut rätt riktning i ett så tidigt skede som möjligt.
Ni tjänar på att dra lite i bromsen för att hinna väga in alla aspekter som behövs för att satsningen ska lyckas och bidra med de effekter ni är ute efter samt hålla över tid.
Vill du bolla idéer kring din verksamhet?
Vi erbjuder vägledning och genomför mindre och större utredningar utan krav på att stora IT-projekt ska signas. Hör gärna av dig när ni vill bolla idéer och komma vidare. Vi är ett personligt konsultbolag som är bra på att fånga upp och lösa utmaningar även bortom våra uppdrag. Vi kan guida er in i framtiden med nytänkande lösningar inom tech, organisation och ledarskap, från vägledning och strategi till genomförande.
Hör av dig till saljteamet@konkret.se eller boka in ett möte direkt här »