Gemensam målbild med stöd av direktupphandling
Direktupphandling kan vara ett sätt för offentlig sektor att snabbt kunna ta in hjälp utifrån för en angelägen punktinsats.
Bakgrund till direktupphandlingen
Arbetsförmedlingen arbetar på uppdrag av riksdag och regering och ska bidra till en väl fungerande arbetsmarknad, öka sysselsättningsgraden och rusta människor som står långt ifrån arbetsmarknaden för att förhindra utslagning.
Större delen av arbetsförmedlingens tjänster går numera att sköta digitalt. Syftet med digitaliseringen är bland annat att underlätta för människor att komma i kontakt med Arbetsförmedlingen, och att de arbetssökande ska kunna sköta och få ökad kontroll över sina ärenden. Ett viktigt verksamhetsområde i organisationens digitalisering är därför avdelningen personligt distansmöte (PDM).
För många arbetssökande räcker det ofta att träffas digitalt och arbetsförmedlingens medarbetare kan även på så sätt få möjlighet att fokusera mer på de klienter som är eller riskerar att bli långtidsarbetslösa. Personligt distansmöte blir på så sätt ett sätt att effektivisera kontakten med arbetssökande samtidigt som fysiska möten kan prioriteras till dom som behöver det mest.
Arbetsförmedlingens utmaning
En vanlig utmaning för organisationer med enheter och avdelningar som är utspridda över hela landet är bland annat att arbeta efter en gemensam målbild, att dela värdefulla erfarenheter och att lära sig av dessa gemensamt. Avdelningen personligt direktmöte på Arbetsförmedlingen med 12 chefer runtom i landet upplevde ett stort behov av en gemensam planeringsdag för att på ett bättre sätt säkerställa och enas om en gemensam målbild och att jobba fram en gemensam handlingsplan. För en myndighet med ett samhällsviktigt ansvar som Arbetsförmedlingen gäller det dessutom att se till att det stöd man erbjuder är likvärdigt oavsett var i landet den arbetssökande bor.
Lösning via direktupphandling
För att deltagarna från Avdelningen personligt direktmöte skulle kunna delta fullt ut under den gemensamma planeringsdagen anlitades en av Konkrets erfarna förändringsledare via en direktupphandling. Förändringsledaren var delaktig i förberedelserna, såsom planering och upplägg, samt ansvarig för facilitering av workshops på plats.
Planeringsdagen byggde både på individuella förberedelseuppgifter kring fokusområden samt grupparbeten som dels handlade om att lägga grunden till en gemensam handlingsplan samt hur de skulle arbeta proaktivt åt samma håll, dels att lägga grunden för hållbart samarbete utifrån alla deltagares olika styrkor.
Resultat och fortsatt arbete
Utifrån en gemensam målbild enades deltagarna om vilka fokusområden de skulle satsa på via en gemensam handlingsplan som togs fram under planeringsdagens faciliterade workshops. Deltagarna bokade även in gemensamma konferensdagar där de skulle jobba vidare och fördjupa arbete. För att säkerställa fortsatt arbete hade arbetsförmedlingen med egen verksamhetsutvecklare som skulle vara ett stöd i det fortsatta arbetet.
Tre allmänna tips till dig i offentlig sektor som vill få ut det mesta möjliga av en punktinsats via direktupphandling
1. Tänk igenom syfte och mål med dagen så att alla får ett gemensamt, tydligt fokus.
2. Ta gärna in en dedikerad facilitator – så att alla som ska bidra i diskussionerna kan fokusera på det fullt ut. Om ni engagerar en extern konsult, dra nytta av hjälpen fullt ut genom att t.ex. låta konsulten se över målsättningen och ansvara för upplägg och planering av insatsen.
3. Det bästa och mest effektiva för verksamheten är att den anlitade konsulten får möjlighet att arbeta tillsammans med en dedikerad medarbetare i verksamheten, t.ex. en verksamhetsutvecklare, som kan driva arbetet vidare så att det inte stannar vid en punktinsats. Det krävs uthållighet och fortsatt arbete för att hålla i det man kommit överens om för att se effekterna av insatsen.
Vill du inom offentlig sektor veta mer om hur vi skulle kunna hjälpa din verksamhet framåt? Vi tar gärna ett möte för att berätta mer om vilka lösningar som kan stötta offentlig verksamhet på ett bra sätt.